贯彻ISO9001标准对文件归档工作有哪些影响？

IS09001标准规定的质量体系要求与科技档案工作有着密切的联系。IS09000标准对“记录”的强调和重视是其它标准无法比拟的。我院贯标质量体系标准中明确写明对“记录”的要求有.几十处之多，隐含的对“记录”提出的要求也比比皆是。表明质量体系运行状态的“记录”似一根主线贯穿在IS09000标准的字里行间。

    《档案法》规定:“档案是过去和现在的国家结构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。科学技术档案，是指在科学技术活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是一种信息资源，具有凭证、参考作用。IS09000标准强调对影响产品质量过程的控制，书面程序是实现过程控制不可缺少的组成。而很多书面程序则是属于归档范围的科技文件材料。这可以说是档案工作与贯标工作结合的基础点。

     IS09001系列标准，作为建立和完善质量体系的规范，对构成质量体系的基本要素作出规定，并对每项要素如何实现受控状态及应达到的目标提出要求。文件和资料控制是IS09000标准中的一个主要要素，它要求对文件和资料控制的范围、批准发布、登记分发、更改回收、作废处理等问题作明确规定，按照IS09000标准的规定，所有活动中形成的文件材料均须“收集、编目、归档、贮存”。有效地控制文件和资料，不仅可以保证现场使用文件和资料的有效性，也是产品质量追溯的主要依据。同时，文件和资料是最终形成档案的基础，对其进行有效的控制，既可以提高档案的质量，也可以加强档案管理体制的建设，发挥档案作用。因此，档案工作是保证IS09000标准顺利贯彻实现的主要环节，是不可缺少的要素。由于档案工作的职能作用及其与质量体系中各要素的联系，形成了档案工作与IS09000标准之间的千丝万缕的联系，贯标为档案管理工作提供了良好的契机。

    2贯标为档案管理工作带来的契机

    2.1当前科技档案工作的难题

    2.1.1档案工作宣传力度不够，部分员工档案意识薄弱

    部分员工档案意识淡薄，对科技文件材料归档范围及其系统、准确、完整性认识不足，存在着科技人员与科技档案人员工作脱节的现象。科技人员认为自己的任务是从事科技工作，科技档案的收集、整理与自己无关。档案人员则认为自己的主要工作任务是收好(属被动接受)、管好档案，科技人员交什么，就收什么、管什么。由于这种思想的存在使科技档案的质量受到了一定的影响。事先不存档，当需要用资料了，到档案室寻求帮助的例子彼彼皆是。

    2.1.2各类规章、制度、标准虽有，但落实力度还待加强

    档案部门与有关管理部门协调合作欠默契，一些归档办法、管理规定执行力度不够。院质量体系文件及贯标各类控制程序，对有关记录的归档要求是明确的，但具体实施尚未到位，贯彻IS09000标准，档案管理工作如何对来源广、数量多的文件和资料进行有效控制并对其形成的档案进行综合性科学化的管理，这给档案管理工作提出了新的更高要求。档案部门应协调院有关部门，在重大生产试验、调试、科研、小型基本建设确定立题，开展工作的前期，档案员根据情况与项目负责人联系商洽科技文件材料积累、预归档事宜。把规章、制度及档案工作贯穿于企业管理的全过程，充分发挥企业档案部门不可替代的作用。

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    2.1.3档案人员参与力度不够

    档案人员跟踪指导措施不力，信息闭塞与科技管理工作脱节。档案部门参与意识谈薄，没有机会参加相应的组织，不能及时了解院中心工作动态，并做出相应的安排。工作事前得不到通气，事后被遗忘，成为局外人，相关的制度不能落实，容易出现档案资源流失、工作被动的局面。“三参与”、“四同步”沦为档案工作人员振臂高呼的口一号，严重的影响了档案人员的工作积极性。

    2.1.4档案信息资源有待开发利用

    档案的生命活力在于利用，开发利用工作是发挥科技档案作用的直接手段。把科技档案收集起来加以科学管理，是为有效地发挥作用创造条件，必须通过开发利用工作来实现。如果不开发利用档案信息资源，其价值和作用就无法实现，收集和管理科技档案就变得无意义可言。

    2.2贯标为档案工作提供保证

    我院开展ISO-9002质量体系认证工作，从而使生产、科研工作走向程序化、规范化、制度化和标准化之路，这给科技档案工作带来了极大的机遇和挑战，成为科技档案工作进

    一步深化的因素。假设当生产、科研、设备开箱等诸多环节所形成有价值的科技文件材料由部门或者个人自行管理，院档案室档案的收集工作难度将大大增加，有价值的科技文件材料有散落遗失的危险。试问部门自存有价值的文件材料能否按《科学技术档案质量一般要求》进行组卷及管理，并在而把握我院贯标的机遇，要在贯标活动中健全规章制度，把科技档案即质量管理中的“记录”，尤其是原始记录贯穿于生产、科研工作全过程，纳入生产、科研质量管理“受控”活动范围，使科技档案工作有章可循。IS09000标准对文件和资料控制为解决这些问题提供了基础和依据，是进行质量控制的手段，也为科技文件材料归档的内在质量提供了保证。其主耍表现在:(I)质量的控制。保证编制的每一份文件资料内容是规范的、正确的。(2)数量的控制。保证了科技活动中编制的文件材料完整、系统。(3)文件和资料管理。规定了质量手册和程序文件的原版文件按《院档案室工作标准》有关规定移交档案室存档管理。

    3在贯标工作中如何开展科技档案工作

    通过贯彻以IS09000标准体系文件为依据，按照文件标准的规定和要求，从文件形成到收集、整理、保管、利用的全过程都进行严格的质量控制，强化档案管理工作，从而为企业提供高质量和高效率的服务，为企业创造良好的经济效益。

    档案人员应利用院贯标的契机，把科技档案工作渗透在生产、科研管理诸环节，使科技档案工作的“三纳人”、“三参加”、“四同步”真正意义上成为院管理规章制度的有机组成。必须紧扣院工作重心脉搏，拓宽服务渠道，改善服务功能，增强预见性和主动性，强化档案服务意识，及时有效地为提供各种有价值的科技档案信息;加快科技档案现代化管理的步伐，尽快开展档案信息管理工作，利用院计算机网络条件，把科技档案送匕网，充分发挥档案的潜在价值，主动的、全方位的开发档案信息资源，让科技人员了解档案情况，利用档案资源，变死档案为活档案，真正使科技档案信息资源“藏诸名山，用之其人·。