几年前，一个中大型OA建设项目需要花费少则3、4个月，多则一年半载，特别是自主研发项目，没有长时间的开发与调试，项目是没办法顺利上线的，这使得很多用户非常困惑：用了，怕实施周期过长，影响企业正常经营运行，不用，怕企业失去一个提升综合竞争力的机会。因此广大中小企业渴望易用通用、快速部署、实施期短的人性化OA。
面对OA应用的困境，一些新中小OA商经过充分的市场调研并深入了解大量用户需求之后，发现将用户应用中个性和变化的因素变成软件中的可定制元素，从而使OA办公系统实现商品化、通用化，这将是突破OA办公系统用户需求差异化瓶颈的有效途径。据此，这些OA厂商面对业界OA办公系统能否商品化、通用化的质疑时，提出了"通用产品、个性应用"的解决思路，即通过提供大量的可定制元素来满足各类用户核心的办公自动化需求，也就是说赋予了OA办公系统灵活通用的特点，并基于此来满足用户的个性化需求，从千变万化的需求中找到共性，从混沌中找出规律，从而达到以低成本、高成功率建设OA项目的目的，突破了OA普及的瓶颈。
对于OA办公自动化软件除了软件系统本身，还需要管理和组织的支持，首先，管理是基础，只有企业管理上的需要，高层管理者意识到信息系统的重要性，或者说现有工作效率跟不上行业发展的需要，提出强烈的信息系统建设的需求，是办公自动化系统成功上马的必要前提。其次，组织是办公自动化系统良好运作的动力。企业组织上不同部门，不同角色，流程中各个用户的投入，才能使系统很好的运行起来。试想如果在系统投入使用中，总有某些人不愿意通过系统规范来操作，或者绕开办公自动化系统控制去完成工作，那最后办公自动化系统将成为企业的包袱，而不是提高效率的工具。
综上所述，优秀的OA办公系统，是决定能否实现管理者目标，提高组织工作效率的平台。