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ISO14000质量管理体系中文件的编写是一个重要的环节，质量管理体系文件是指导企业开展各项质量活动的法规，是各级管理人员和全体员工都应遵守的工作规范。俗话说无规矩不成方圆，企业的质量管理也需要立出规矩，才能有序地进行，才能达到预期的目的。作为企业的质量管理法规，质量管理体系文件具有强制性，企业有关人员必须认真遵守和执行，以保证工作质量和产品质量。
质量管理体系文件至少应该发挥如下一种或几种作用。应该针对文件的主要作用确定文件的使用者，他们是文件编制者的顾客。在进行文件编制时应充分理解文件使用者的需求是什么，并努力满足他们的需求。
（1）ISO9001传递顾客需求和期望。
用文件把顾客需求和期望转化为规定要求，再把规定要求传递到各有关岗位，只有每个岗位都实现了这些要求，才能达到使顾客满意的目的。
（2）用为培训的材料。
知识是过去成功经验的总结，时代在发展，情况在变化，任何组织都 必须当时当地的情况正确运用知识，解决当前所面临的各种问题。文件用来积累知识，用来指导员工，使工作人员的知识和技能有所提高，从而确保过程的固有特性，满足既定的产品和服务的要求，再通过产品和服务来满足顾客要求。
（3）沟通信息。
在信息时代，信息可以提高组织的能力。为此，必须及时获取各种有半的数据，通过分析，取得信息，利用文件及时与有关部门沟通。
（4）满足重复性和可追溯性要求。
按照文件规定操作，可确保操作的重复性的结果的一致性。例如记录中有操作时所须遵守文件的版本号，该版本号就是满足可追溯性要求的标志。
（5）提供证据。
当企业接受第二方或第三方审核时，可以利用文件作为以下两方面的证据：一是作为作过策划的证据，因为文件是策划后编写的；二是作为有效动作的证据。ISO14000标准把记录也作为文件，因为它是一种信息和支持的媒介。
（6）作为持续改进的基础。
顾客的需求是不断变化的，所以，企业的质量管理体系必须持续改进。可利用文件作业改进的基础，判断是否得到改进，改进多少。如此不断改进，永无止境。
（7）积累和分享知识。
在知识经济时代，知识是最重要的资产。文件用来记录成功的经验，以及根据经验上升的理论。譬如，质量手册、操作指导等，这些都学习型组织提高组织能力的有效载体。
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