为了交待会议的概况，会议的时间、地点、人物、会议的开始、经过和结束等因素是不可遗漏的。如果提前掌握了会议的时间，提前半个小时到会场拍摄一些会议背景材料，例如所拍摄的会场外面的布置、拍摄横幅等宣传标语，是必要的。做好了充分的准备，一旦会议开始，你也不至于手忙脚乱，不知该拍些什么。
在会议拍摄过程中，会有很多随即发生的事情，我们要灵活多变，头脑中要有多套备选方案，来应对现场的状况。有的会议上会使用投影仪，这就限制了我们的DV拍摄能力，因为一般DV所使用的CCD感光元件在有光线干扰时感光效果不太好，有时会出现色彩的失衡，画面效果难以令人满意，所以要注意调整好白平衡，另外，如果可能尽量使用摄像灯，这样可以在使用投影仪的会议上取得良好的拍摄效果。
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